Порядок составления актов

Самый главный документ, который фиксирует наступление события или какой-либо факт, в соответствии со ст. 38 Устава автомобильного транспорта — это акт. Настоящая статья целиком посвящена этому документу, а также порядку и особенностям его составления.

Порядок составления актов и их содержание урегулированы разделом VII Правил перевозки грузов автомобильным транспортом.

Когда надо составлять акт.

Случаи, когда должен быть составлен акт, предусмотрены пунктом 81 Правил перевозки грузов:

1. Невывоз по вине перевозчика груза, предусмотренного договором перевозки груза.
2. Непредоставление транспортного средства и контейнера под погрузку.
3. Утрата или недостача груза, повреждения (порча) груза.
4. Непредъявление для перевозки груза, предусмотренного договором перевозки груза.
5. Отказ от пользования транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования.
6. Просрочка доставки груза.
7. Задержка (простой) транспортных средств, предоставленных под погрузку и выгрузку.
8. Задержка (простой) контейнеров, принадлежащих перевозчику и предоставленных под погрузку.
   

Как видно из перечня, часть поводов для составления акта очень схожа; это объясняется тем, что Устав автомобильного транспорта и Правила перевозок регулируют отношения, возникающие из договора перевозки груза, договора фрахтования (это две различных договорных конструкции), а также при перевозке грузов контейнерами . Речь идет о невывозе груза и непредоставлении транспорта под погрузку, непредъявлении груза и отказа от пользования транспортом, простое транспорта и задержке контейнера.

В остальных случаях составлять акт для удостоверения обстоятельств, влекущих ответственность стороны договора перевозки или фрахтования, не требуется, но и не запрещено.

Срок составления акта.

Акт должен быть составлен не позднее суток, следующих за днем обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению актом (п. 82 Правил перевозки грузов). Не затягивайте с оформлением акта, так как это является самостоятельным поводом для признания его недействительным.

Место составления акта.

Можно ли составить акт не на месте события, служащего причиной для его составления? Законодательство не дает однозначный ответ на этот вопрос, но и не содержит запрета на составление акта в любом месте.

Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 07.02.2023 по делу № А03-4382/2022 указывает следующее:

Акт об опоздании на выгрузку (о просрочке доставки груза).

Несмотря на то, что Правила перевозки грузов предусматривают необходимость составления акта об опоздании перевозчика на выгрузку, это делать не обязательно, если в транспортной накладной проставлена отметка о дате прибытия транспорта в пункт разгрузки. Это следует из последнего предложения части 11 статьи 34 Устава автомобильного транспорта: основанием для начисления штрафа за просрочку доставки груза служит отметка в транспортной накладной о времени прибытия транспортного средства в пункт выгрузки.

Если спор дойдет до суда, то он обязан применять нормативные акты, имеющие большую юридическую силу (ч. 2 ст. 13 Арбитражного процессуального кодекса РФ, ч. 2 ст. 11 Гражданского процессуального кодекса РФ). Устав автомобильного транспорта — это федеральный закон, который имеет большую юридическую силу, чем Правила перевозки грузов, которые являются постановлением Правительства РФ.

Из этого следует, что отметки о времени прибытия в накладной будет достаточно для привлечения перевозчика к ответственности за просрочку доставки груза.

Другая сторона отказывается подписывать акт — что делать?

Пункт 82 Правил перевозки грузов предусматривает эту ситуацию и допускает составление акта в одностороннем порядке. Все что для этого требуется — письменно уведомить уклоняющуюся сторон о предстоящем составлении акта. Несмотря на то, что этот же пункт предусматривает возможность сторонам предусмотреть иной порядок уведомления, в том числе и устный, делать этого не стоит: доказывание факта устного уведомления контрагента о намерении составить акт — практически невыполнимая задача.

Как уведомить о составлении акта?

Обычно это можно сделать по электронной почте. Несколько рекомендаций по форме и содержанию уведомления о составлении акта:

• тема письма: “Уведомление о предстоящем составлении акта”;
• содержание письма: “Уважаемый партнер! С Вами имеется заключенная договор-заявка от _______ года № ______. В связи с ___________________ (указываете причину составления акта, например, невывоз или непредъявление груза, простой транспорта на погрузке и т.п.) будет составлен соответствующий акт”;
  
• для отправки уведомления следует использовать электронные адреса, указанные в верифицированных учетных записях АТИ, крайне желательно, чтобы обмен скан-копией договор-заявки происходил с использованием этих же электронных адресов.

Обратите внимание, что договором может быть предусмотрен особый порядок уведомления другой стороны о составлении акта. Его нужно неукоснительно соблюдать.

Если принадлежность адреса электронной почты контрагенту не очевидна, уведомление о составлении акта следует направить телеграммой (это можно сделать онлайн).

Составление и содержание акта.

Содержание акта регламентировано пунктом 84 Правил перевозки грузов. В нем необходимо указать следующие сведения:

• дату и место составления акта (31 февраля 1234 года, г. Москва, ул. Длинная, д. 5, территория АО “Грузополучатель”);
• фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих в составлении акта (Иванов Иван Иванович, водитель ООО “Перевозчик”; Петров Петр Петрович, кладовщик АО “Грузополучатель”, Федоров Федор Федорович, заведующий складом АО “Грузополучатель”);
• краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта (транспортное средство ГАЗель с государственным регистрационным знаком а012бв 34, своевременно прибывшее на выгрузку, провело в ожидании разгрузки 28 часов);
• в случае утраты или недостачи груза, повреждения (порчи) груза их описание и фактическое состояние (доставленный транспортным средством Валдай с государственным регистрационным знаком г567де 89 груз поврежден: конфеты “Иринка” в количестве 500 штук помяты и потеряли товарный вид, шоколадки “Дашка” в количестве 200 штук разломаны, начинка вытекла наружу);
• информация о составленных документах о расхождениях при приемке (при наличии);
• подписи участвующих в составлении акта сторон.

Бесплатно скачать шаблоны актов можно по ссылке.

Отправка акта контрагенту для ознакомления и подписания.

После того, как акт составлен, его следует направить контрагенту, чтобы он мог ознакомиться с документом, изложить в нем замечания и оговорки, подписать и возвратить. Для этого можно воспользоваться электронной почтой, направив отсканированный документ стороне. Как и в случае с уведомлением о составлении акта желательно верно указывать тему письма, в тексте коротко указать что и с какой целью направляется, а имя прикрепленного файла должно свидетельствовать о его содержании. Например:

Тема письма: “Акт о простое транспортного средства на выгрузке”.

Текст письма: “Уважаемый партнер! С Вами заключена договор-заявка от 31 апреля 1357 года № 987. В связи с допущенным простоем (задержкой) транспортного средства на выгрузке был составлен акт от 2 мая 1357 года. Просим ознакомиться с ним, при наличии замечаний и оговорок — изложить их в акте, проставить подпись, скрепить ее печатью организации и возвратить ответным электронным письмом”.

Имя файла: Акт_о_простое_2мая1357.pdf.

Следует отметить, что законодательством не предусмотрена отправка акта для его подписания другой стороной, однако, суды справедливо интересуются было ли это сделано, чтобы удостовериться в том, что другая сторона знала об акте и могла участвовать в его составлении.

Если ответ на это письмо в разумный срок не поступает, в акте следует сделать отметку об отказе другой стороны от участия в его составлении, заверить ее подписями и расшифровками всех лиц, ранее оставивших свои подписи в акте.

Экспертиза.

Согласно пункта 85 Правил перевозки грузов если составляется акт об утрате, повреждении, порче, недостаче груза, к нему необходимо приложить результаты проведения экспертизы.

Инициировать проведение экспертизы вправе как грузополучатель, так и перевозчик, это следует из части 15 статьи 15 Устава автомобильного транспорта. Проводить экспертизу следует с обязательным уведомлением другой стороны о месте и времени ее проведения, в противном случае ее результаты будут признаны недействительными. Уведомлять о предстоящей экспертизе лучше телеграммой.

Расходы на экспертизу возмещаются стороной, виновной в утрате или повреждении груза.

Также следует отметить, что при выявлении повреждения, порчи, недостачи или утраты груза акт необходимо составлять в присутствии водителя. Если водитель отказывается подписывать акт, следует сделать соответствующую отметку (“Водитель Иванов Иван Иванович отказался от участия в составлении акта без объяснения причин/по причине плохого самочувствия”) и отдельно заверить ее подписями с расшифровками всех лиц, участвующих в составлении акта.