Подтверждение затрат на грузоперевозки

Многие экспедиторы задают вопрос относительно возможности подтверждения получения прибыли по сканированным копиям транспортных накладных. Проблема действительно актуальная, так как согласно п. 10 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом транспортная накладная на бумажном носителе формируется в 3 экземплярах — по одному для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. При этом часто оплата оказанных услуг по перевозке груза производится по оригиналу транспортной накладной, которая после выгрузки остается в единственном экземпляре, и он отправляется грузоотправителю (если он заказчик перевозки).

При налоговой проверке могут потребовать подтвердить законность несения расходов и запросить у экспедитора транспортную накладную. Многие экспедиторы хранят скан-копии транспортных накладных (и правильно делают — в случае спора относительно сохранности груза, сроков доставки и тому подобного они никогда не будут лишними). Но подойдет ли скан транспортной накладной для подтверждения понесения расходов по оплате транспортных услуг?

Департамент налоговой политики Минфина России в письме от 08 декабря 2021 г. N 03-03-07/99864 «О документальном подтверждении расходов для целей налогообложения прибыли» указал, что согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Далее Минфин РФ обращает внимание на то, что для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составлений электронных документов и правила их подписания электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»), после чего делает вывод о невозможности принятия к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов.

Электронный документооборот.

С 1 января 2022 года начинают действовать положения Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, регулирующие применение электронных перевозочных документов. Ранее заместитель Председателя Правительства Дмитрий Чернышенко заявлял, что с 1 января 2022 года на Госуслугах заработает новый суперсервис «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов», который позволит оформлять транспортные накладные, путевые листы и специальные разрешения на перевозку грузов. Использование электронных накладных избавит всех — грузовладельцев, экспедиторов, перевозчиков — от головной боли с подтверждением понесения расходов на перевозку грузов.